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IT Financial Management – Gérer les budgets IT avec l’ITFM

April 11th, 2022  by Bruno van Marsenille

Après deux années où la pandémie et le confinement ont contraint l’informatique à déployer, souvent dans l’urgence, le cloud et le télétravail – le tout associé évidemment à la sécurité -, il est à présent temps de reprendre une vitesse de croisière. Et de – mieux – gérer les dépenses IT dans le cadre de l’ITFM ou IT Financial Management

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A présent que la crise du Covid-19 est – pratiquement – oubliée, l’informatique peut se concentrer pleinement sur la poursuite de la transformation numérique, même si le confinement en avait accéléré le déploiement. Ainsi, le cabinet de consultance Gartner prévoit pour cette année 2022 une hausse des dépenses IT mondiales de 5,1% par rapport à 2021, soit 4.500 milliards de dollars, grâce notamment à la reprise économique qui s’amorce. D’ailleurs, « 2022 is the year that the future returns to the CIO », estime John-David Lovelock, distinguished research vice president chez Gartner. « They are now in a position to move beyond the critical, short-term projects over the past two years and focus to the long term. »

Phasage

Toujours selon Gartner, l’ITFM vise à gérer le département informatique comme n’importe quelle entité d’une organisation. Les outils d’ITFM fournissent aux CIO une analyse détaillée des coûts et de la consommation IT et sont conçus pour améliorer la prise de décisions (financières) en fournissant en temps réel différents niveaux de vues sur le coût total de l’IT. Il s’agit donc d’agréger l’ensemble des postes de coûts IT, un défi d’autant plus grand que les organisations modernes combinent des activités sur-site et dans le cloud, qu’il soit privé, hybride ou public.

En pratique, un projet d’ITFM s’étale en moyenne sur trois à six mois et devrait s’effectuer en trois phases. D’abord, un état des lieux des processus de suivi budgétaire et de refacturation. Ensuite, une définition de la taxonomie cible, ce qui permet de mettre en place un standard budgétaire multidimensionnel spécialement adapté aux projets cloud et agiles, particulièrement consommateurs d’Opex (entendez les dépenses d’exploitation) à l’inverse de l’infrastructure notamment, davantage axée sur le Capex ou les dépenses d’investissement. Différentes solutions existent sur le marché, par exemple le Cigref en France ou le Council TBM 4.0 (Technology Business Management) et ont pour but d’industrialiser la consolidation et l’affectation des dépenses IT. Enfin, l’intégration de cette taxonomie avec les outils IT existants, notamment FinOps et comptables, avant le basculement par entité.

Bénéfices

Si la remarque « L’IT coûte cher » vous est familière, sans doute l’ITFM est-il la réponse. Dans une organisation en effet, il n’est pas rare que le coût réel de l’informatique soit mésestimé, d’autant plus avec l’émergence du cloud et du ‘As-a-Service’, sans parler évidemment de la ‘shadow IT’ où les utilisateurs achètent et consomment des services et ressources informatiques sans le contrôle du département IT.

En mettant en place une solution d’ITFM, l’entreprise sera en mesure de contrôler très précisément ses coûts, lui permettant de réduire ou d’éliminer les coûts jugés inutiles ou peu opportuns. Elle pourra également évaluer et prioritiser des projets et initiatives en fonction d’un rapport coûts/bénéfices rigoureux. De même, les utilisateurs finaux pourront être conscientisés au coût réel de leur demande de ressources grâce à une évaluation plus précise des investissements. De même, les coûts pourront être affectés très précisément à chaque projet et activité, d’où une plus grande transparence et une meilleure ‘accountability’ de chaque entité.

Grâce à un contrôle financier plus fin, l’entreprise pourra avoir une meilleure visibilité sur son IT hybride, associant à la fois des ressources/applications sur-site, mais aussi dans le cloud. Enfin, cette gestion financière stricte permettra de mieux planifier le budget futur, puisque ‘mesurer, c’est savoir’.

Clés du succès

Sachant que, toujours selon le consultant Gartner, la moitié des dépenses IT se feront dans le cloud d’ici 2025, la mise en place d’une stratégie d’ITFM apparaît comme indispensable. Mais elle obligera toute l’organisation à repenser ses pratiques et à impliquer l’ensemble des entités à tous les niveaux.

En effet, le succès d’une solution d’ITFM passe par une analyse approfondie de chaque coût, la consolidation des différentes données, puis leur analyse avant la prise de décisions sur la base de chiffres disponibles en temps réel.

Comme cette gestion financière se doit d’être globale, il est sans doute opportun de commencer par un modèle basique qui sera ensuite étendu à toute l’organisation. Et à chaque fois qu’un nouveau projet ou une nouvelle dépense sera envisagée, il conviendra de s’appuyer sur cette structure ITFM et de l’alimenter pour créer une boucle vertueuse. De même, un changement de culture devra être initié pour impliquer chacun. En l’occurrence, des ‘quick wins’ permettront de convaincre les différents acteurs de la pertinence d’une telle solution d’ITFM.

Le projet d’ITFM s’inscrit – évidemment – dans la cadre plus vaste de la transformation numérique. Accompagner les entreprises dans leurs projets de transformation numérique : telle est la mission d’Aprico Consultants. Un accompagnement qui se veut à la fois stratégique et technologique. Pour supporter sa stratégie, Aprico a mis au point une méthodologie de travail originale articulée selon trois axes : smart, lean and agile.

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