Documenter ses projets. Une première étape déterminante pour toute mission, selon ceux qui y ont goûté. Inutile lorsqu’on travaille seul en consultance, estiment d’autres. Chez Aprico Consult, on pense qu’il s’agit d’un véritable levier de réussite. Voici pourquoi.
Lorsqu’on est performant, on est parfois convaincu que la recherche d’informations assimilées mentalement suffit pour mener à bien sa mission. Ce n’est pas faux. Vous avez sans doute fait le job et assuré à maintes reprises sans passer par un processus de documentation. Mais ceux qui l’ont tenté ne le regrettent pas. Même si c’est contre-intuitif, cela permet un gain de temps, de sérénité et d’énergie.
Un investissement qui rapporte
Que vous jongliez avec les clients ou que vous soyez dans une mission à long terme, le temps passé à cette tâche se révèle un investissement largement capitalisé à terme. Plus on le pratique, plus le processus s’opère vite, d’autant que les tâches sont récurrentes. Bonne nouvelle : vous n’êtes pas seul dans le processus et une multitude d’outils existent pour vous faciliter la vie.
Le professionnalisme ultime
Documenter ses projets présente de nombreux avantages. Un : ne pas négliger les détails, de façon à mieux gérer son temps et ses échéances. Deux : en rédigeant, le consultant voit plus aisément les points à améliorer et les sources d’erreur. Trois : grâce à ce process, la mission interrompue, pour quelque raison que ce soit, peut-être reprise en main instantanément. Même des mois plus tard, même si un autre client est passé par là. Quatre : faciliter la passation lorsque la mission est terminée, ce qui constitue la preuve de professionnalisme ultime. Tout le monde y gagnera.
Un outil de communication redoutable
La documentation se révèle en outre un outil de communication ultra efficace. En cas de doute ou de question sur l’avancée du travail, plus fréquent depuis le travail à distance, cette étape préalable permet de rassurer le client en un clin d’œil. Il suffit de lui montrer sur ce document existant où l’on se trouve dans la trajectoire définie et le tour est joué. Le temps ainsi gagné permet de mieux s’épanouir dans ses activités personnelles, sociales et familiales. Ce à quoi on est très attentif, chez Aprico.
La clarté prime sur le style
Le tout, c’est de trouver la bonne méthode, grâce à un outil que vous aurez choisi pour son ergonomie. Il existe pléthore de solutions pour organiser vos notes en créant des templates personnalisés, qui facilitent le classement, permettent des listes, des schémas, des liens. Une fois que vous aurez trouvé votre outil, un conseil prévaut : la clarté prime sur le style. Un dernier mot avant de se lancer ? C’est comme à la piscine : c’est entrer dans l’eau qui demande le plus gros effort. Ensuite, il suffit de nager dans les couloirs que vous aurez vous-même choisis.
7 étapes clés selon Aprico
1. Expliquez le projet (quoi et pourquoi). Même si c’est juste pour votre usage, rédigez-le comme si le lecteur n’y connaissait rien ou presque.
2. Décrivez les objectifs, les ressources, les résultats à atteindre. Même si ça vous semble tellement évident sur le moment.
3. Planifiez le projet en listant absolument toutes les tâches à réaliser. De façon claire, en estimant le temps nécessaire et les personnes concernées.
4. Documentez tout : ce que vous avez choisi de faire, mais aussi ce que vous avez écarté et pourquoi.
5. Identifiez les freins potentiels. Les imprévus et problèmes qui pourraient survenir ainsi que les points d’attention du projet/de la mission.
6. Rassemblez une liste de contacts clés. Indiquez les rôles des intervenants et leur contact par mail et par téléphone. Y compris vous.
7. Enregistrez le plan afin de le reproduire sur une prochaine mission. Rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme.
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